Rettleiar: Overføring av elektroniske arkiv til digitalt sikringsmagasin
Deponering av elektroniske arkiv med denne rettleiaren sikrer digital langtidsbevaring av systema jamfør gjeldande lover og forskrifter.
Informasjon om innlevering Døme på ferdig utfylt skjema
Arkivverket si sjekkliste for overføring av elektroniske arkiv
1. Kontakt IKA Hordaland
Ta kontakt med din kontaktperson hjå IKA Hordaland for å få rettleiing. Tidleg kommunikasjon med IKA Hordaland bidreg til færre misforståingar seinare i prosessen.
IKA Hordaland sitt digitale sikringsmagasin er drifta av Arkivverket. Vår produksjonsløype er basert på deira tilrådingar for overføring av elektroniske arkiv til langtidsbevaring.
2. Kartlegg systemet
Før deponering skal kommunen samle opplysingar om arkiv- /fagsystemet eller databasen. Last ned skjemaet «Informasjon om innlevering». Det fortel kva for informasjon ein treng om systemet før deponering.
Informasjon om innlevering Døme på ferdig utfylt skjema
Involver gjerne fagetaten som har brukt systemet for å innhente opplysingane. IT-avdelinga kan svare på tekniske detaljar om systemet.
Dei viktigaste punkta i ei kartlegging er:
System
- Systemnamn
- Versjon
- Systemtype (NOARK, fagsystem)
- Tidsrom i bruk
- Namn på arkivskapar eller dei organa som har hatt roller som arkivskapar ved å oppdatere systemet. Når eit system har hatt meir enn ein arkivskapar skal òg dei ulike rolletypane som arkivskapar skildrast
- Arkivdelar
- Skildring av formål og administrativt bruk, gjerne knytt til heimlar for å ta det i bruk (berre fagsystem)
- Omtale/liste over hovudfunksjonar, inn- og utdata (berre fagsystem)
Systemdokumentasjon
- System- og driftshandbøker
- Brukarhandbøker
Offentlegheitsvurdering
- Dersom delar av materialet er gradert, konsesjonsbelagt, underlagt teieplikt eller av andre grunnar unntake offentlegheit, skal det informerast særskilt om dette.
Rettsavklaring
Dersom delar av materialet har åndsverk i seg, bør ein angje med kva lisensar dette materialet skal vidareformidlast med.
3. Bevaringsvurdering
Når kommunen tek i bruk eit system skal ein utføre bevaringsvurdering av informasjonen i systemet. Dersom dette ikkje er gjort bør ein gjera det før deponering. IKA Hordaland kan gje råd kring kva som skal bevarast og kva ein kan vurdere å kassere.
Føremålet med bevaringsvurderinga er å sikre at naudsynt informasjon blir bevart, samstundes som ein sikrar at kommunen ikkje tek vare på meir enn nausynt. Ved å ha god kontroll på data, kvar dei blir lagra og i kva slags system, kan ein aktivt avgrensa duplisering av data.
Dersom kommunen vel å ikkje ta vare på all data skal det lagast ei skrifteleg vurdering av kva ein skal ta vare på og kva ein ikkje tar vare på. Det skal dokumenterast i kommunen sin dokumentasjonsplan.
4. Avtale om deponering
Overføring av arkiv til IKA Hordaland krev ei avtale mellom kommunen (arkiveigar) og depot (IKA Hordaland). Avtalen fastset kven som skal gjera kva.
Arkiveigar og IKA Hordaland sitt ansvar er definert i tenesteskildringa og produksjonsløypa. I utgangspunktet er kommunen sjølv ansvarleg for at det blir produsert eit uttrekk (SIARD eller NOARK) og at dette blir overført som ein innleveringspakke (SIP) til IKA Hordaland på ein forsvarleg måte.
Dersom IKA Hordaland skal utføre fleire oppgåver enn det som kjem fram av denne ansvarsfordelinga lyt dette avtalast særskilt. IKA Hordaland kan til dømes bidra med produksjon av innleveringspakke frå fagsystem og sak- og arkivsystem etter avtale.
5. Produser uttrekk
SIARD-uttrekk
Omgrepet fagsystem nyttast her om alle elektroniske system som inneheld arkivverdige opplysingar og som ikkje er Noark-system. Fagsystem omfattar òg databasar og dataregister. Metoden som skildrast under er også godkjent av Arkivverket for bruk på NOARK3/KOARK- og NOARK4-system.
IKA Hordaland tilrår at uttrekk frå kommunen sine fagsystem blir levert i SIARD-format. SIARD-formatet vart opphavleg utvikla av det sveitsiske riksarkivet og er eit ikkje-proprietært databasebevaringsformat, som inkluderer alle data i basen med metadata.
Kort framgangsmåte:
- Kople til databasen med eit verktøy som kan konvertere til SIARD-format.
- IKA Hordaland tilrår bruk av Spectral Core Full Convert (SCFC), men kommunen står fritt til sjølv å velje verktøy.
- Vel SIARD som målformat
- Fyll ut grunnleggjande metadata om systemet
- Vel kva for tabellar som skal vera med
- Konverter
NORAK-uttrekk
Det er ressurskrevjande å framstille eit NOARK-uttrekk og mange vel difor å setje ut oppgåva til systemleverandør eller andre eksterne konsulentar. Desse uttrekka skal følgja NOARK-standarden og krava i Riksarkivarens forskrift.
IKA Hordaland undersøkjer moglegheita til å kunne produsere NOARK 5-uttrekk, men dette må vurderast i kvart tilfelle.
I samband med avslutting og deponering av sak-arkivsystem krevjast det ofte større ryddejobbar i basane. IKA Hordaland tilrår at kommunane tek dugnaden med kvalitetssikring av dokumentasjonen i slike tilfelle. Likevel syner våre erfaringar at ingen arkivdatabase er heilt utan feil.
IKA Hordaland frårår å nytte script og liknande metoder for masseendring berre for å tilfredsstille krav i NOARK-standarden. Dette øydelegg autentisiteten til arkivet og fører til at arkivkjeldene og basen kan bli trekt i tvil i framtida.
Det aller beste er sjølvsagt å halde ryddige og korrekte basar med dagleg kvalitetssikring.
6. Opprett innleveringspakke (SIP)
Når arbeidet med uttrekket er heilt ferdig skal det opprettast ei innleveringspakke (SIP - Submission Information Package). Denne pakka inneheld alle data som skal overførast til IKA Hordaland.
IKA Hordaland nyttar Arkivverket sitt verktøy Arkade 5 for å lage innleveringspakke (SIP) og å generere tilhøyrande metadatafil i XML. Det genererast ein SHA-256 sjekksum (i nemnde XML-fil) som vi nyttar til å kontrollere integriteten i innleveringspakka (SIP) ved mottak i depot.
I Arkade 5 er det obligatorisk å fylle inn avtalenummer. Dette avtalenummeret skal referere til avtala som finst om deponering mellom arkivskapar og depot. I tillegg blir det lagt inn ein identifikator med kommunenummer og løpenummer. Ein kan ikkje endre avtalenummeret arkivpakka utan å pakke uttrekket på nytt. Det er difor viktig at kommunen kontaktar IKAH for å få avtalenummer før pakkinga byrjar.
Feil eller avvik i den utfylte informasjonen knytt til innleveringa kan føre til at uttrekket og innleveringa må gjerast på nytt.
Her kan du lese meir om test- og pakkeverktøyet Arkade 5 og laste ned programvaren.
7. Overfør til mottak
Skjemaet Skjema for informasjon om innlevering og info.xml med sjekksum knytt til innleveringspakka (SIP) leverast via SvarUt-tenesta eller på e-post til din kommunekontakt.
Den ferdige innleveringspakka (SIP) krypterast som ei passordverna zip-fil eller liknande før ho overførast til IKA Hordaland. IKA Hordaland nyttar tenesta Filemail for overføring. Ta kontakt med din kommunekontakt for overføringslenke.
Feil eller mangler kan føre til at uttrekket og innleveringa må gjerast på nytt.
Fysisk overlevering ved oppmøte hjå IKA Hordaland eller ved avtale om henting hjå kommunen er òg mogleg.
8. Vi tester og godkjenner
Etter overføring til depot sjekker IKA Hordaland innleveringspakka (SIP). Dersom krava ikkje er etterfygt eller om innhaldet ikkje er lesbart lyt arkiveigar produsere ei ny innleveringspakke.
Når innleveringspakka er godkjent beriker IKA Hordaland innleveringspakka med meta- og kontekstdata. Det er for å dokumentere bevaringsprosessen slik at ein i framtida kan forstå og stole på innhaldet.
9. Vi overfører til digitalt sikringsmagasin og registrerer i Asta
IKA Hordaland genrerer ei bevaringspakke (AIP - Archival Information Package). Den lastast opp til langtidsbevaring i det digitale sikringsmagasinet hjå Arkivverket, Digitalarkivet.
Vi legg òg til katalogreferanse i ASTA. Då blir det deponerte systemet synleg på Arkivportalen.
10. Motta kvittering
Etter deponering, sjekk og opplasting sender IKA Hordaland kvittering på utført oppdrag.
Vi nyttar Digitalarkivet for ivaretaking og vising av elektroniske arkiv
Video av Henrik Rugesæter 2022 (Rugesæter klipp)