Kartlegging av arkivbestanden i kommunane

Dei siste 5 åra har talet på deponeringar frå eigarkommunane våre vore høgt. Dette heng saman med målsetjinga vår om at alt arkivmateriale eldre enn 25-30 år skal vere forsvarleg ordna og lagra, jf. riksarkivarens forskrift §5-5. Per i dag har alle eigarkommunane våre deponert avslutta papirarkiv opp til denne årsgrensa. 

Vi har ein magasinkapasitet på om lag 14 000 hyllemeter. Av desse står 2000 hm ledige. Kartleggingsprosjektet vil hjelpe oss med å planleggje for framtidig magasinutvikling. Det er og et mål at kartlegginga skal bidra til at det administrative og politiske nivået i kommunen vert meir bevisst på arkivstoda. 

I starten av prosjektet gjennomførte vi ei rekke telefonmøte med arkivleiarar eller arkivansvarlege i kommunane. Føremålet med møta var å opprette ein fyrste kontakt med kommunane og få ei meining om kor mykje kommunane sjølv visste om arkivbestanden sin. Det var viktig å få kartlagt heile arkivbestanden, inkludert ytre einingar, nedlagte arkivskaparar og arkiv etter interkommunale samarbeid. Like viktig var det å gje kommunane eit utfyllande bilete av kva vi ønsker med prosjektet, kva kommunane kan forvente av oss og kva vi ønsker av kommunane. Desse telefonsamtalene ga ei overordna syn på fleire punkt. Dei mest sentrale av desse var kor mykje administrative arkiv, personregister og privatarkiv det var, og kvar dette stod. 

For å hente inn meir informasjon laga vi eit kartleggingsskjema til utfylling som vart sendt ut til alle kommunane. Skjemaet er basert på liknande arbeid gjort av IKA Møre og Romsdal. Vi var ute etter lokasjon, arkivskapar, arkivtype (administrativt arkiv, personregister eller privat arkiv), periode og tal på  hyllemeter. For samanslåingskommunane blei kvar av dei gamle kommunane separert som eigne einingar.

Til nokon av kommunane drog vi på kartleggingsbesøk i tillegg til å ha telefonmøte og sende ut  kartleggingsskjema. 

I desember 2022 hadde vi fått tal frå 18 av dei 24 eigarkommunane våre. Dei siste kommunane arbeider vi framleis med kartlegginga, eller venter på utfyllande svar frå. Det mellombelse resultatet av kartlegginga viser at det står om lag 6230 hyllemeter med papirarkiv att i kommunane. Av desse er 4300 hyllemeter administrative arkiv, 1749 hyllemeter er personregister og 181 hyllemeter er privatarkiv som er overtatt og forvalta av kommunane- Materialet er i hovudsak frå perioden 1990-2020. 

Frå kartlegginga ser vi at arkivhaldet i kommunane våre er bra når det kjem til oversikt over attståande papirarkiv. Kartlegginga viser og at det er fleire kommunar som har eit etterslep av materiale frå perioden før 1960 og frå perioden 1960-1990. Vidare i kartlegginga er det naudsynt å få ei utvida oversikt over materialet frå desse periodane, då forskrifta seier at dette skal vere forsvarleg ordna og lagra i godkjende magasin. Dette arbeidet bør bli prioritert i starten av 2023, og inneber å utarbeide avtaleforslag for ordning og oppbevaring til dei kommunane som ikkje allereie har dette for nemnde materiale. 

Den så langt kartlagde mengda arkiv svarar til rett under halvparten av total kapasitet og over halvparten av allereie deponert materiale. Sjølv om ferdig ordna materiale krev mykje mindre plass enn uordna må vi likevel rekne med å utvide magasinplassen vi har i dag for å sikre plass til forsvarleg lagring og forvaltning av avslutta papirarkiv.