Digitalisering av rettighetsdokumentasjon iht GDPR

Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS fikk i desember 2018 tildelt arkivutviklingsmidler fra Arkivverket for å gjennomføre et prosjekt hvor vi skulle digitaliserte bortsatt rettighetsdokumentasjon fra én av våre eierkommuner for å utarbeide et fullstendig grunnlag for å konvertere alle personarkiv/personregistre vi forvalter til å være i tråd med lov om behandling av personopplysninger og i et format som er rettet mot fremtidens innsynsløsninger.

Prosjektet startet med at det ble gjennomført en DPIA (Data Protection Impact Assessment) etter artikkel 35 i GDPR hos oss. Kjennskap til det kommunale arkivfeltet førte også til at vi så at det foregår en massiv lagring av personopplysninger i blant annet excellister som ikke tilfredsstiller dagens krav til lovlig behandling av personopplysninger. Vi ønsker hele tiden å bidra til økt fokus på blant annet personvern og håper med dette å ha utarbeidet en plan og kostnadsanalyse med fokus på risikovurderinger og internkontroll for å få all behandling av allerede bortsatt rettighetsdokumentasjon til blant annet depotinstitusjoner lovlig og hensiktsmessig.

For å få tall med høyest mulig grad av gjennomsnittsverdier var det viktig å arbeide med en relativt stor kommune, hvor mange ulike arkivskapere fra flere forskjellige funksjoner var deponert til oss. Valget falt på Fjell kommune.

Fjell er en kommune vest for Bergen i Hordaland fylke. Kommunen består av flere øyer, deriblant Bildøyna, Litlesotra og nordre del av Sotra. Den 20. juni 2016 vedtok kommunestyrene i Fjell, Sund og Øygarden å sende søknad om å bli en kommune.

I et felles kommunestyremøte for Fjell, Sund og Øygarden 21. juni 2017 ble det vedtatt at den nye storkommunen, som blir en realitet fra 1. januar 2020, skal hete Øygarden. Kommunesenteret blir på Straume i Fjell kommune, mens kommunevåpenet til den nye storkommunen blir Sunds kommunevåpen, en fyrlykt.

 Det er viktig for de kommunene som slår seg sammen at deres respektive avsluttede arkiv er godt ivaretatt for fremtiden, og med det utgangspunktet ble det i oktober 2018 inngått en ordinær avtale om ordning av personregistre bortsatt til IKA Hordaland i perioden 1993-2015. Dette omfattet hele prosessen fra ordning, bytting av arkivbokser, og ved behov også mapper, registrering, etikettering og publisering av arkivskapere og perioder til Arkivportalen.no. I tillegg tilbyr vi gjeldende kommune lister over alle registreringer i systemet på mappenivå. Disse blir sendt via SvarUt, som er en trygg leveringskanal for personopplysninger, og som vi benytter til all korrespondanse med våre eierkommuner som inneholder taushetsbelagt materiale. Avtalen regnes som sluttført når alt arkiv er klart til overføring til spesialrom for arkiv jmf kapittel 2 i forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift).

Avtalen omfattet 101 hyllemeter hovedsaklig med bortsatt arkiv i perioden fra 1993-2015. Prosjektet ble sluttført i juli 2019 og da var omfanget redusert til 85 hm,  bestående av nøyaktig 800 bokser inneholdende 18 923 mapper. Det er altså dokumentert, kvalitetssikret og deponert rettighetsdokumentasjon på nesten 19 000 personnavn fra Fjell kommune. 

Når Fjell kommune opphører å eksistere fra og med 01.01.2020 er det med visshet om at alle personopplysninger fra den «gamle» kommunen er ivaretatt på beste mulige måte.

Rapporten finner du er:

https://www.ikah.no/blogg/wp-content/uploads/sites/2/2019/12/Rapport-ordning-av-Fjell-kommune.pdf

Legg att eit svar

Epostadressa di blir ikkje synleg. Påkravde felt er merka *