Pilot: Digitaliseringsprosjekt

Nye Øygarden kommune oppretta i år eit prosjekt for å digitalisere dei «gamle» kommunane, Fjell, Sund og Øygarden, sine eldre byggesaksarkiv.

I samband med dette inviterte prosjektleiar Birte Young  IKA Hordaland til å bli med på eit prosjektsamarbeid med kommunen. Vår rolle i prosjektet er å skanna 5 hm med eldre byggesaksarkiv frå Fjell kommune og bidra med fagleg rådgjeving i samband med ordning, standardiseringar og andre problemstillingar som dukkar opp i prosjektet.

Anita & Jørn i gang med arbeidet!

Vi er allereie godt i gang med prosjektet, og hjå oss er det Jørn som står for sjølve skanninga og Anita som er intern prosjektleiar og  kontaktperson mot kommunen. Vi har også fått tilgang til (nye) Øygarden kommune si registrerings- og innsynsløysning, levert av Documaster. Alt vi skannar hjå oss går direkte inn i denne løysninga, som gjer at dei skanna byggesakene raskt er tilgjengelege for sakshandsamarar. Dette har fungert særs godt.

IKA Hordaland sitt mål med prosjektet er å identifisere utfordringar og moglegheiter vi har i samband med digitalisering av arkiv. Å korleis vi på best mogleg måte kan samarbeide og hjelpe kommunane i samband med deira digitaliseringsprosjekt. Under er nokre punkt vi skal sjå nærare på i dette prosjektet;

  • Ei standardisert produksjonsløype for digitalisering, internt og eksternt.
  • Finst det andre aktuelle arkivdelar (seriar) som kan vere aktuelle for skanning hjå oss, til dømes spesifikke saker i kommunen sitt saksarkiv, som eldre vegsaker, avtaler, personal osb. som sakshandsamarar ute i kommunane ofte ber om innsyn i.
  • Metadata, kva er det brukarane vil ha vs. vi som jobbar med arkiv. Legg vi på rett metadata? Sjå nærare på brukarundersøking.
  • Kva type prosjekt kan IKA Hordaland ta på seg og kva trengst av ressursar og kostnader?
  • Digitalisering er ikkje berre skanning (strøm på papir). Finst det andre områder vi kan hjelpe våre kommunar?

I samband med dette pilotprosjektet er vi særs interessert i å kome i kontakt med andre som digitaliserar arkiv, både skanneprosjekt og andre. Ta gjerne kontakt med Anita om de er andre som jobbar med interessante prosjekt.

Byggesaker frå Fjell kommune.

Legg att eit svar

Epostadressa di blir ikkje synleg. Påkravde felt er merka *