Avdeling for ordning av papirarkiv

Ved IKA Hordaland har vi en egen avdeling for ordning av papirarkiver knyttet til oppdragsvirksomheten vi driver for eierkommunene våre. I løpet av de neste fem årene har vi i skrivende stund forpliktet oss til å ordne 6000 hyllemeter med arkiv.

Planleggingen av ordningsarbeidet starter ved befaring hvor vi fotograferer arkivene slik de står oppstilt hos arkivskaper før vi pakker og transporterer til våre lokaler. På den måten forenkler vi arbeidet med grovsortering og oppstilling hos oss. Arkivene vi tar inn tildeles ved mottak arkivskaperkode (klassifisering av arkivskaper etter forvaltningsområde/sektor) før arkivet registreres i ASTA (på arkivskapernivå), knyttes til aksesjon og kvittering sendes i retur til avleverende kommune. Deretter legger vi en plan for ordningsarbeidet som stemmer overens med faktureringsplanen vi har forpliktet oss til og tilgjengelige ressurser vi har til arbeidet. Prioritet blir satt på de ulike delene av det avleverte materialet gitt etter hyppigheten av innsyn og disse arkivene legges i kø. Vi etterspør samtidig register og journaler for det avleverte materialet som vi igjen bruker i registreringsarbeidet.

Vi vurderer bruken av ASTA- masseregistreringsskjema under ordningen og foretrekker å benytte oss av det der det er formålstjenlig. Forutsetningen for bruk av masseregistreringsskjema er at arkivet er av en viss mengde enkeltregisteringer. Her spiller detaljnivået en stor rolle og små arkiv ned mot 1 hyllemeter kan ha flere hundre enkeltregistreringer om vi skal registrere ned til dokumentnivå. Ytterligere gir masseregistering fordelene ved blant annet registrering i ASTA uten nettilgang og enklere renummerering, flytting og kopiering av arkiv (det vil si bruke andre registrerte arkiv som mal for registrering av nye arkiv).

For nyere arkiv med elektronisk sakregister gjør vi en ekstra innsats for å hente ut så mye metadata ved avlevering som mulig. Klarer vi å konvertere sakregisteret til et format vi kan importere til ASTA, gjør det at arkivene blir enda mer søkbare. Vi klarer stort sett hente ut sakregister for alle formater så lenge disse ikke er håndskrevet.

For å holde oss ajour i henhold til faktureringsplanen for arkivene med oppdragsavtaler må medarbeiderne ved ordningsavdelingen levere 3 hyllemeter med ferdig arkiv per dag. Selve ordningen foretar vi i fellesskap og vi prøver å variere arbeidsoppgavene oss imellom. Ingen plukker binders og rundskriv i dagevis, og liming av etiketter ser vi på som dugnadsarbeid som vi sparer opp. Fordelen ved å samarbeide om de samme arkivene er at vi lettere kan inspirere hverandre til å holde motivasjon og tempo oppe, følelsen av at vi jobber mot et felles mål og at vi kan avklare problemstillinger vi møter i fellesskap hurtig. I tillegg til det sosiale aspektet så klart.

 

 

 

 

6 thoughts on “Avdeling for ordning av papirarkiv

  1. Berit Christina Sæbø

    Høres veldig bra ut. Vi sparer også tid på å bruke massetegistrering i Fredrikstad byarkiv. Antar at dere også bruker massetegistrering med utgangspunkt i bortsettingslistene fra sakarkivdystemer?
    Ville være interessant å høre mer om det

    Svar
    • Knut Post author

      Hei Berit!
      Ja, det gjør vi – og har så langt veldig god erfaring med det. Vi har brukt saksregister fra blant annet Sophie Unique, Kontor-2000 og Forum Winsak for å mapperegistrere administrative saksarkiv i ASTA ved bruk av masseregistrering. Det krever en del teknisk kunnskap i Excel, men nytten er veldig stor med tanke på gjenfinning. Samtidig sparer vi også mye tid sett i forhold til å manuelt føre inn sakstitlene.

      Vi registrerer også personregister i ASTA, og vi henter på samme måte lister med navn fra fagsystem under for eksempel NAV, Barnevern, PPT og HR som vi behandler i Excel og importerer til ASTA.

      Svar
  2. Berit Christina Sæbø

    Så bra. Vi har Ephorte, og det går an å ta ut bortsettingslister i Excel derfra. De må redigeres en del for å få dem inn i ASTA med masseregistrering. Har ikke prøvd ennå, men regner med at det lar seg gjør, og at det lønner seg både når det gjelder tid og kvalitet.

    Svar
    • Knut Post author

      Ja, du vinner mye på gjenfinning når all tilgjengelig metadata fra en arkivskaper er samlet i én database (som ASTA). Eksempelvis har vi mapperegistrert saksarkivet til Formannskapet i Askøy kommune gjennomgående fra 1917-1998 (elektronisk journal fra 1991). Katalogen fremstår nå slik at en kan søke frem på saksnivå for hele perioden uavhengig av hvilken arkivnøkkel som har vært i bruk (Roalds, NHF 1970, NKS 1978 og egen nøkkel bygget på NKS fra 1991). Arkivdelen fra 1999-2013 (felles journal/dokumentsenter) er ordnet etter K-koder og vi har saksregisteret fra sakarkivsystemet klart og vil bearbeide det så snart vi starter ordningen av arkivdelen.

      Svar
      • Berit Christina Sæbø

        Legger dere det på arkivportalen etter hvert? Skal gå inn og se hvordan det ser ut i så fall

        Svar
        • Knut Post author

          Dette arkivet er ikke publisert enda, men jeg kan skrive en liten oppdatering når det er ute på Arkivportalen.

          Svar

Legg att eit svar

Epostadressa di blir ikkje synleg. Påkravde felt er merka *