Arkivdepot

Vi tilbyr eigarkommunane våre å deponere sine avslutta arkiver i eit sentraldepot hjå oss. Tjenesta inneber at vi påtek oss oppbevaring og betjening frå arkiva og dermed avlastar kommunane frå bestemmelsane slik dei framgår i arkivlova og arkivforskrifta § 5.1.

Overføring av depotoppgåver inneber at IKAH tek over det daglege ansvar for handtering, oppbevaring, formidling av arkivmaterialet, og at IKAH er ansvarleg for å følgje opp gjeldande regelverk på dette området. Sjølv om kommunen inngår avtale om deponering er han framleis eigar av arkiva.

Forskrift om offentlege arkiv pålegg kommunane å avlevere eldre og avslutta arkiv til arkivdepot, anten til kommunen sitt eige depot eller til eit interkommunalt depot.

I depotet hos IKAH vil det avleverte arkivmaterialet bli oppbevart og sikra i arkivlokale som tilfredsstiller krava i Arkivforskrifta. IKAH fører eit register over arkivbestand og tilvekst. Før avlevering til depot vil IKAH gi rettleiing i korleis arkivmaterialet skal behandlast før avlevering. Behandlinga skal vere i samsvar med avleveringsreglar som bygger på føresegnene i Arkivforskrifta § 5-4 og Riksarkivarens Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner.

Avleveringa skal godkjennast av IKAH og kommunen får ei kvittering for avlevert materiale. Kommunen får låne tilbake arkivmateriale i samsvar med reglane for tilbakelån. IKAH gir publikum tilgang til arkivmateriale som er avlevert i tråd med gjeldande regelverk om offentlegheit, innsynsrett og personvern. IKAH vil publisere arkivlister for kommunane sine arkiver på IKAH sine internettsider.

Det er òg mogeleg å inngå avtale om deponering av berre personregister (på papir), og ikkje heile det eldre arkivet. Sjå under Personregister over for meir informasjon.

Her finn du ein testversjon av oversikten over vårt e-depot. Oversikten er ikkje fullstendig, og førebelse feil kan førekome.

Åpne e-depotoversikt
Normalinstruks for arkivdepot i kommunar og fylkeskommunar.
Krav til arkivlokale – rettleiing for offentlege organ.

Print