Som ein del av våre tenester ordnar og katalogiserar vi eldre arkivmateriale frå kommunane i Hordaland utanom Bergen. Ordning og registrering av den eldste delen av kommunarkiva (1837 -1965) er eit stort prosjekt og vart påbegynt i 1987 da IKAH starta. Proskjektet omfattar over 1500 hyllemeter arkivmateriale er venta ferdigstillt i løpet av 2012.

Arkiva vert ordna etter proveniens (opphav) slik at dei er mest mogeleg i den same ordne som da dei vart skapt. Materiale som ikkje er arkivverdig vert kassert og det vert laga ein katalog som gjev eit oversyn av kva materiale som finst. Arkivet til den enkelte kommune vert som oftast ordna som eit sammanhengande arbeid.

Kvifor skal ein ordne arkiva?
Grunnen til at vi tar vare på arkiva er at erfaringar har vist at ein treng å finne informasjon om korleis ting var og vart gjort i fortida. Ein treng å finne eldre informasjon til administrative føremål, informasjon vedørande personar og institusjonar sine rettigheiter og for forskingsmessige og historiske føremål.

For å kunne finne tak i den informasjonen ein treng på ein grei måte, så må det vere eit visst system i arkiva. Det meste av arkiv som er skapt opp igjennom tida, har vore skapt i ein viss orden. Det har vore ordna etter type informasjon, alder, kronologi, alfabetisk, etter emne, arkivnøklar og på andre måtar. Gamalt arkivmateriale er ofte blitt satt vekk og har kome i uorden. En del eldre arkiv har og vorte ordna etter nyare ordningsmåter og den gamle orden er øydelagd. Når vi ordner eldre arkiv vil vi få fram gamle system og lage ny orden der det manglar. I tillegg registrerar vi arkivmaterialet og lagar ein katalog over det, slik at det er enklare å finne ut kva arkivet inneheld og kor ein kan finne det ein er på jakt etter.

Arkivforskrifta (Forskrift om offenlege arkiv) stiller krav til at arkivmateriale skal vere ordna etter proveniens (opphav) og at den opphavelige ordnen og indre samanhengen i kvart enkelt arkiv så langt som mogeleg skal haldast ved lag (§ 5-4). Forskrifta har også fleire krav til korleis arkiv skal vere ordna innan det skal avleverast til eit depot. I tillegg har Riksarkivaren spesifisert ytterlegare bestemmingar for ordning av arkivmateriale som skal til depot.

Ordning og registrering av arkiva
Ein grunnleggjande regel for all arkivordning er at vi skal følgje proveniensprinsippet (opphavsprinsippet). Dette betyr at arkiv som er skapt av ein arkivskapar skal haldast samla og ikkje slåast saman med andre arkiv, og at den opphavlege ordninga til arkivet skal bevarast. Dette vil seia at vi skal ta vare på eit arkiv i sin opphavlege skipnad, sjølv om arkivskaparen (t.d. eit kommunalt organ) blir lagt ned eller slått saman med andre.
I vårt ordningsarbeid har vi likevel gått litt til side for proveniensprinsippet i eit par tilfelle for at det skal vere enklare å finne fram i arkiva. Dette gjeld:
- Arkiva etter valstyra og røystestyra er ført opp under ein arkivskapar, -valstyret-, slik at valprotokollane for stortingsval, kommuneval og protokollane frå dei lokale røystestyra er ført opp som arkivseriar i valstyret sitt arkiv.
- Arkiva etter dei ulike skulekrinsane og skulane er ført opp samla som ein arkivskapar, som vi har kalla “barneskulane i N.N kommune”.

Desse modifiseringane er gjort for å gjere det lettare for brukarane å få oversikt over materialet. Både røyste- og skulekrinsar har skifta gjennom åra og same protokoll har ofte blitt nytta av fleire krinsar. Om vi hadde følgd proveniensprinsippet slavisk for desse arkiva, ville det bli vanskeleg å orientere seg i katalogen.

I katalogen er arkivskaparane sett opp systematisk etter forvaltningsområde: Val, kommunestyre/formannskap, økonomiforvaltning, skule og kultur, sosiale tiltak, helseteneste, tekniske oppgåver, næringsliv, forsvar og vernebuing, rettsstell og krise- og reguleringstiltak. Arkivskaparane er registrert med arkivskaparkodar som syner tilknytinga til forvaltningsområde. Desse arkivskaparkodane er utarbeida av Interkommunalt arkiv i Hordaland.

Systematikken i katalogiseringa er eins: Kvart arkivstykke er registrert med eit løpenummer i tilknyting til arkivskapar og arkivserie (sjå Norsk ålment arkivskjema, nedanfor). Kommunenummer, arkivskaparnummer og seriesignatur saman med løpenummer for kvart arkivstykke innanfor ein serie gir ein unik referanse for kvart arkivstykke (protokoll/boks)

Om arkivbegrensing og kassasjon av materiale i forbindelse med ordningsarbeid
Som ein del av ordningsarbeidet har duplikater, trykksaker o.l. som ikkje har vore gjenstand for saksbehandling eller ikkje hatt verdi som dokumentasjon vorte fjerna frå arkiva. Rekneskapsbilag frå tida etter 1950 er som regel kasserte.

Norsk ålment arkivskjema

Arkivseriane i einskildarkiva er ordna og stilt opp etter norsk ålment arkivskjema. Dette er ein standard for rekkjeordninga av arkivseriane som blir nytta av statlege og kommunale arkivinstitusjonar. Rekkjeordninga går fram av faste bokstavsignaturar for dei viktigaste seriane:

A Møtebøker, referatprotokollar, forhandlingsprotokollar o.l.
B Kopibøker
C Postjournalar og andre overgripande register
D Saks- og korrespondansearkiv ordna etter arkivskaparen sitt hovudsystem
E Saks- og korrespondansearkiv ordna etter andre, sideordna system
F – O Reservert for spesialseriar innanfor arkivskaparen sitt fagområde
P – Personalforvaltning
Q Eigedomsforvaltning
R Rekneskap
S Statistikk
T Kart og teikningar
U Foto, film, lydopptak
V EDB og mikrofilm
W Gjenstandar (stempel, modellar, faner)
X Eigenproduserte trykksaker
Y Diverse
Z Referansemateriale (arkivlister, instruksar, avisutklipp)

Når det i eit arkiv finst fleire seriar av same type blir desse skilde frå kvarandre med små bokstavar etter hovudsignaturen, t.d. Aa, Ab, Raa, Rab.