Bestill innsyn

Arkiva vi forvalter er oppbevarte i ulike magasin langt inne i fjellhallane i Hansaparken. Det er derfor viktig at du i god tid før du kjem bestiller arkivmaterialet du ønskjer innsyn i. Ulike reglar gjeld for ulike arkiv, og noko av materialet kan difor vere klausulert. Grunnprinsippet er likevel at du skal kunne låne arkiva på lesesalen og studere dei der, det er ikkje mogleg å låne med seg arkivmateriale heim. I samband med førespurnad om innsyn i arkivmaterialet tilrår vi alle å ta kontakt med IKAH anten via telefon eller e-post. For enkelt å finne fram det du ønskjer innsyn i treng vi ein konkret og klart avgrensa førespurnad. Dette gjer at tida på sakshandsaminga vert korta ned.

Hugs at innsyn som gjeld personregister, til dømes barnevernsaker, PPT, pasientjournal og liknande skal ikkje rettast til IKAH, men til den kommunen kor sakshandsaminga gjekk føre.

Når du bestiller innsyn hugs å ha klart informasjon om:

  • Namn
  • Eventuelle namneendringar
  • Årstal
  • Adresse
  • Kommune
  • Fødselsdato
  • Konkrete opplysningar om saka

Viktig informasjon om innsyn:

Retten til innsyn i offentleg verksemd er eit grunnleggjande demokratisk prinsipp og vert regulert av offentleglova. Den seier at  saksdokument i offentleg verksemd er offentlege dersom ikkje andre lover/forskrifter seier noko anna. Formålet med dette prinsippet om innsyn er å kontrollerer politiske og administrative avgjersler og sikre rettstryggleiken for den enkelte.

Unntak frå prinsippet om innsyn gjeld opplysningar som er underlagt klausulering.  Desse skal unntakast offentlegheit og regelen om meirinnsyn gjeld ikkje slike opplysningar. I all hovudsak gjeld dette sensitive personopplysningar om enkeltpersonar, men også andre opplysningar er unnteke frå innsyn. Klausuleringa er heimla i fleire lover. Offentleglova har føresegn som gjev offentleg verksemd rett til å unnta ein del opplysningar eller dokument. Verksemda skal i slike tilfelle vurdere meiroffentlegheit.

Klausuleringa fell vanlegvis bort etter 60 år, dvs at alderen på opplysninga skal vere 60 år (Forvaltningslova § 13c). I barnevernssaker og adopsjonssaker fell klausuleringa bort etter 100 år (Forvaltningslovforskrifta § 10).

Her følgjer eit oversyn over dei viktigaste saksområda med klausuleringstid på meir en 60 år:

  • Adopsjonssaker                                                                       100 år
  • Barnevernsaker                                                                       100 år
  • Farskap- barnebidragsaker                                                       80 år
  • Pasientjournaler                                                                        80 år

Det er høve til å søke om innsyn i dokument og arkiv som inneheld klausulerte opplysningar. Det er to føremål som kan gje innsyn: Partsinnsyn og forskingsføremål.


Partsinnsyn

Alle har rett til innsyn i opplysningar som gjeld ein sjølv. Dette er regulert i personopplysingslova. Dersom ein er part i ei sak, har ein rett til innsyn i dokumentane i saka. Dette er regulert i forvaltningslova § 18.

Om ein ønskjer å få innsyn i dokument med sensitive personopplysningar (t.d. klientmappe/elevmappe), må ein ta kontakt med den kommunen som eig mappa (kor saken føregjekk og dokumenta vart laga). Kommunen vil så få mappa tilsendt frå IKAH og personen får innsyn i mappa i kommunen.


Forskingsføremål

Dersom ein ønskjer innsyn i klausulerte opplysningar i samband med forskingsføremål, må ein søke om dette.  Ein må legge ved ei skildring av prosjektet og fortelje kvifor det er naudsynt å bruke arkivmateriale. Det er krav om fagleg kompetanse innan relevant fagfelt. IKAH har ikkje myndigheit til å avgjere om ein kan få innsyn i samband med forskningsføremål. Innsynsførespurnaden må rettast til det einskilde fagdepartement, som avgjer om ein får innsyn (jf. forvaltningslova §13d).

Den som får innsyn i klausulert arkivmateriale som er deponert hjå IKAH må alltid underteikne ei taushetserklæring.

Merk: Når det gjeld arkivmateriale  som vart skapt før offentleglova (av 1970) tredde i kraft kan dette vere problematisk. Klausulerte saker og dokument vart i tida før 1971 ikkje stempla eller merka med at dei var unnateken offentlegheita. Dette gjer at det kan vere tidkrevjande å skilje ut klausulert arkiv frå denne perioden. Om ein ønskjer innsyn i desse sakene må IKAH gå igjennom alt arkivmateriale på førehand. Ein bør såleis ta kontakt med IKAH i god tid før ein kjem på lesesalen.


For meir informasjon om arkivmaterialet sjå her: