Papirarkiva i Sund kommune ferdig ordna!

Vi er no ferdig med vårt aller første ordningsoppdrag!

Alt papirarkiv frå Sund kommune er no ordna og katalogisert etter gjeldande lovverk!

Sund kommune og Interkommunalt arkiv i Hordaland hadde den 7.april 2016 eit oppstartmøte for arbeidde med å avtalefeste ordningsoppdraget for Sund kommune. Dette var eit lekk i prosessen mot at Sund skal bli ein del av den nye storkommunen Øygarden frå 01.01.2020.

Ved starten av ordninga blei det bestemt at den gamle arkivkatalogen som dekker åra frå 1838 til 1964 skulle registrerast i ASTA for å få den tilgjengeleg og søkbar. Også arkivet i perioden frå 1965 til 2016 har vorte ordna og registrert. Det vil seie at heile kommunearkivet til Sund frå etableringa av kommunen i 1838 til i dag no er rydda og skal bli elektronisk søkbart i Arkivportalen. Fantastisk!

Det har vore arkivleiar i Sund kommune, Eva Marit Telle Hamre og dagleg leiar i Ika Hordaland, Rune Lothe som har jobba med igangsettingen og det administrative ved dette prosjektet. Rådgjevar Helene Reksten blei tilsett i september 2016 og har gjort det meste av det praktiske arbeidet med oppgåvene, under fagleg rettleiing av Eirik Netteland.

Ordningsprosjektet omfatta alle aspekt ved deponeringa, frå pakking og flytting. Vi har hatt 13 unike aksesjonar i perioden, fordelt på fem i 2016, sju i 2017 og ein i 2018.

Vi har óg måttet gjere grovsortering. Dette må gjerast for å kunna finna fram i arkivet undervegs i prosjektet, når det kjem ekspedisjonar. Dette blir då gjort som frå eit uordna arkiv. Ikah har registrert i ASTA, nokre gonger periodisert og dessutan gjort etikettering. Vi har undervegs skifta alle boksar, og mapper der det har vore naudsynt. Det er gjennomført arkivavgrensing og kassasjon i overensstemming med eksisterande regelverk.

Det er ikkje funne noko arkiv som har vore utsett for vannskader eller hatt mugg, det er derfor ikkje vore nødvendig med noko saneringsarbeidd. Det er heller ikkje tatt inn noko personregistersaker i dette prosjektet.

Det vi har sett her, og som er tilfellet i mange kommunearkiv, er at det er stor forskjell på tilstanden i arkiva til dei ytre einingane. Det er kome inn arkiv frå ein arkivskaper i permar sirleg ordna på nøkkel og periode, medan det frå andre einingar er kome inn pappesker med hybelkaninar, arkivverdige dokumenter, støv, ødelagte kontorrekvisita og knuste bilderammer i eit saleg rot.

Det er registrert inn 106 unike arkivskapere frå Sund kommune totalt. Det er i blant desse deponert fire privatarkiv som er ordna i dette prosjektet, totalt fem hyllemeter kor Sotra tomteselskap er det største.

Totalt 240 hyllemeter med arkiv er henta inn frå Sund til ordning i dette prosjektet. Arkivet for den perioden som blei ordna gjennom denne oppdragsavtala er no cirka 190 hyllemeter ferdig ordna. Vi ser at rett i overkant av 50 meter med arkiv er fjerna ved arkivavgrensing og kassasjon.  Mykje av dette er bokser som ikkje var fulle, ekstra kopier i sakmapper og liknande.

Det er nytta 2025 nye arkivbokser, og ca 1290 arkivmapper er skifta ut i løpet av dette prosjektet.

Feiring med kake ute hjå kommunen!

Sund kommune sitt arkiv, ordna og trygt plassert i IKAH sitt depot!

Legg att eit svar

Epostadressa di blir ikkje synleg. Påkravde felt er merka *