Mal for B/K-plan er ferdig!

I haust oppretta IKA Hordaland eit samarbeid, med prosjektgruppa kartlegging, digitalisering og effektivisering av arkiv i Fjell, Sund og Øygarden kommune, om å utarbeide ein funkjsonsbasert mal for bevarings- og kassasjonsplan for kommunane.

No er malen ferdig og på Solstrand har vi satt av ein heil dag til tema bevaring og kassasjon. Prosjektleiar Birte Young vil presentere malen som er utarbeida, og etter lunsj skal vi ha ein B/K-verkstad.

Bevaring og kassajon av arkiv er ein viktig del i den kommunale forvaltninga og her må ein ha full kontroll. Dette arbeidet er særleg viktig i desse tider med innføring av nye personvernreglar (GDPR) og nye forskrifter. Vi oppmodar difor alle til å kome godt forberedt til verkstaden, då kan ein faktisk få utarbeida ein ferdig og oppdatert B/K-plan for sin verksemd denne dagen!! (det vil kome eit informasjonsskriv til alle deltakarane etter påske).

Her er kva gruppa skriv om B/K- planen i si innleiing i prosjektrapporten;

Bevarings- og kassasjonsplan gjeld alle papirarkiv og elektronisk arkiv skapt i perioden 1964 til 2019 i xxxx kommune/herad.

I samband med kommunesamanslåing vart prosjektet  kartlegging, effektivisering og digitalisering i Fjell, Sund og Øygarden kommunar  satt i drift 1. februar 2017. Fase 2 i prosjektet var utarbeiding av bevarings- og kassasjonsplan.

Interkommunalt arkiv i Hordaland  (IKAH) hadde gjennom handlingplan for perioden 2017 forplikta seg til å utarbeida forslag til bevaring og kassasjonsbestemmelser. Arbeidet er omfattande og ressurskrevjande.  For å løyse bestillinga frå eigarkommunane vart IKAH med i prosjektet.

Arbeidet med BK-plan byrja oktober 2017 og vart ferdigstilt februar 2018.  Prosjektgruppa tok stilling til kva sakstypar/dokument som skal meirbevarast og satt  kassasjonsfristar for dei sakstypar/dokument som ikkje skal bevarast. Ein gjennomgang av all saksbehandling i  kommunen. Prosjektgruppa valde  å hovudsakleg berre bevaringsvurdera dokument som normalt  vil vere innom arkivtenesta til bevaringsvurdering. Prosjektgruppa har ikkje med dokument som f.eks.  skjema for PH måling i et symjebasseng. Dette er dokument med svært kortvarig verdi.

BK-plan følgjer funksjonsinndeling frå bevarings- og kassasjonsreglane, og er ikkje knytt opp til kven som utfører oppgåva.  Kartlegge korleis ei oppgåve/funksjon vert dokumentert. Dokumentasjonen er arkivobjektet som BK-vurderast.  Bk-planen kan då nyttast av fleire kommunar. Lovtekst er referert på bokmål, elles  er planen på nynorsk.

I arbeide med planen har prosjektgruppa sett til liknande arbeid som har vorte gjort ved IKA Rogaland og IKA Opplandene. Prosjektgruppa har og sett til Samdok-rapporten «Metodikk for bevaring av kommunale fagystem» for dokumenttypar i pleie- og omsorgssektoren.

 

På kontaktkonferansen til Interkommunalt arkiv i Hordaland juni 2018,- vart det gjennomført ein Bk-plan workshop, der kommunar i Hordaland fekk utdelt ein mal for BK-plan og tilpassa den til sin kommune.

BK planen er ein del av  ein arkivplan, som er eit levande dokument. Funksjonar/oppgåver er i stadig endring og utvikling, og det vil vere behov for å oppdatere bk-planen jamleg.

Legg att eit svar

Epostadressa di blir ikkje synleg. Påkravde felt er merka *