Inspirerende og lærerik fagtur

På initiativ fra arkivleder i Øygarden kommune Birte Young dro jeg og arkivledere i sammenslåingskommunene i Hordaland på fagtur til IKA Kongsberg og Sandefjord kommune denne uken. Målet for turen var å høste erfaringer de har gjort seg i forbindelse med sammenslåingen av Stokke, Andebu og Sandefjord kommune.

Vel framme i Kongsberg mandag morgen ble vi møtt av fagleder og rådgiver på arkivdanning ved IKA Kongsberg Torleif Lind. Vi fikk en interessant gjennomgang av erfaringer de har gjort seg rundt det å få inn arkivene fra avsluttende kommuner, og hvordan de videreutviklet Archon i forhold til den økende arbeidsmengden. Det var også meget interessant å høre om erfaringer IKA Kongsberg har gjort seg i forbindelse med sammenslåingsprosessen mot den nye Sandefjord kommune.

Daglig leder Wenche Risdal Lund viste oss rundt på huset og vi fikk se den nye avdelingen som blir bygget nå. Hun tok oss rundt på de forskjellige avdelingene, og viste hvordan de hadde spesialisert rutinene og metodene sine på arkivmottak og digitalisering av dette. De er nærmeste nabo til Statsarkivet i Kongsberg, og bygningene er bundet sammen med gangbro. Slik deler de noen felles funksjoner – blant annet lesesal, muggsaneringsanlegg og møterom. Rådgiver på e-arkiv Petter Høiaas satte oss inn i IT verdenen og bla Noark 5 standarden, nye GDPR og om hvilke konsekvenser de nye personvernreglene får for kommunene og videre hvordan man tar riktige uttrekk fra arkivene. Rådgiver på digitalisering og formidling Sindre Vik viste oss hvordan man kan digitalisere arkiv på best måte i Documaster. Documaster kan enkelt integreres med andre Noark 5 godkjente systemer.

Tirsdag morgen var det møte med Sandefjord kommune på kommunehuset som ligger ved jernbanestasjon i Stokke. Seksjonsleder på dokumentsenteret Jahn Pettersen hadde en grundig gjennomgang på hvordan de har jobbet og jobber for å sikre dokumentforvaltningen i nye Sandefjord kommune og ikke minst hvor omfattende alle prosessene rundt sammenslåingen og opprettelsen av dokumentsenteret der til slutt ble. Han endte med 1 000 timer overtid i 2016 som var året før sammenslåingen, og han var ikke den som jobbet mest av teamet. Kartlegge, danne en god og dedikert prosjektgruppe, og mest av alt å begynne arbeidet med sammenslåingen så tidlig som mulig var hovedkonklusjonen!

Etter to inspirerende og lærerike dager var det tog og fly heimatt, og komme seg vekk fra regnværet på Østlandet! 😀

Wenche og Torleif forteller om arbeidet IKA Kongsberg gjør

Omvisning hos IKA Kongsberg og deres flott arkivbygg

Muggsanering

 

Depot hos IKA Kongsberg

Jahn forteller om erfaringer Sandefjord kommune har hatt i forbindelse med sammenslåing

 

Omvisning i Sandefjord kommune

Legg att eit svar

Epostadressa di blir ikkje synleg. Påkravde felt er merka *