Ordning av arkiv

Som ein del av våre tenester ordnar og katalogiserer vi eldre arkivmateriale frå eigarkommunane. Ordning og registrering av den eldste delen av kommunarkiva (1837 -1965) er eit stort prosjekt og vart satt i gang i 1987 da IKAH vart oppretta. Prosjektet omfattar over 1500 hyllemeter arkivmateriale, og siste arkivkatalogen vart ferdigstilt i 2013.

IKAH ordnar arkiv etter proveniens (opphav), det vil si at dei er mest mogeleg i den same orden som då dei vart skapt. Det vert laga ein katalog over det ferdig ordna materialet som gjev eit oversyn av kva som finst innanfor kvar arkivskapar. Arkivet til den enkelte kommune vert som oftast ordna som eit samanhengande arbeid. Material som ikkje er arkivverdig vert kassert etter det gjeldane lovverket.

Kvifor skal ein ordne arkiv?

Grunnen til at vi tek vare på arkiv er at erfaringar har vist at ein treng å finne informasjon om korleis ting var og vart gjort i fortida. Ein treng å finne eldre informasjon både i samband med administrative føremål, informasjon vedørande personar sine rettigheiter, i samband med forskingsmessige og historiske føremål.

For å få tak i den viktige informasjonen ein treng, så må det vere system i arkiva. Det meste av arkiv som er skapt opp igjennom tida, har vore skapt i ein viss orden. Det har vore ordna etter type informasjon, alder, kronologi, alfabetisk, etter emne, arkivnøklar og på andre måtar. Gamalt arkivmateriale er ofte satt vekk og har kome i uorden. Ein del eldre arkiv har og vorte ordna etter nyare ordningsmåter og den gamle orden er øydelagd. Når vi ordnar eldre arkiv vil vi få fram gamle system og lage ny orden der det manglar. I tillegg registrerer vi arkivmaterialet og lagar ein katalog over det, slik at det er enklare å finne ut kva arkivet inneheld og kor ein kan finne det ein er på jakt etter.

Arkivforskrifta (Forskrift om offentlege arkiv) stiller krav til at arkivmateriale skal vere ordna etter proveniens (opphav) og at den opphavlege ordenen og indre samanhengen i kvart enkelt arkiv så langt som mogeleg skal haldast ved lag (§ 5-4). Forskrifta har også fleire krav til korleis arkiv skal vere ordna innan det skal avleverast til depot. I tillegg har Riksarkivaren spesifisert ytterlegare føresegn for ordning av arkivmateriale som skal til depot.


Ordning og registrering av arkiv

Ein grunnleggjande regel for all arkivordning er at vi skal følgje proveniensprinsippet (opphavsprinsippet). Dette betyr at arkiv som er skapt av ein arkivskapar skal haldast samla og ikkje slåast saman med andre arkiv, og at den opphavlege ordninga til arkivet skal bevarast. Dette vil seia at vi skal ta vare på eit arkiv i sin opphavlege skipnad, sjølv om arkivskaparen (t.d. eit kommunalt organ) blir lagt ned eller slått saman med andre.
I vårt ordningsarbeid har vi likevel gått litt til side for proveniensprinsippet i eit par tilfelle for at det skal vere enklare å finne fram i arkiva. Dette gjeld:
– Arkiva etter valstyra og røystestyra er ført opp under ein arkivskapar, -valstyret-, slik at valprotokollane for stortingsval, kommuneval og protokollane frå dei lokale røystestyra er ført opp som arkivseriar i valstyret sitt arkiv.
– Arkiva etter dei ulike skulekrinsane og skulane er ført opp samla som ein arkivskapar, som vi har kalla “barneskulane i N.N kommune”.

Desse modifiseringane er gjort for å gjere det lettare for brukarane å få oversikt over materialet. Både røyste- og skulekrinsar har skifta gjennom åra og same protokoll har ofte blitt nytta av fleire krinsar. Om vi hadde følgd proveniensprinsippet slavisk for desse arkiva, ville det bli vanskeleg å orientere seg i katalogen.

I katalogen er arkivskaparane sett opp systematisk etter forvaltningsområde: Val, kommunestyre/formannskap, økonomiforvaltning, skule og kultur, sosiale tiltak, helseteneste, tekniske oppgåver, næringsliv, forsvar og vernebuing, rettsstell og krise- og reguleringstiltak. Arkivskaparane er registrert med arkivskaparkodar som syner tilknytinga til forvaltningsområde. Desse arkivskaparkodane er utarbeida av Interkommunalt arkiv i Hordaland.

Systematikken i katalogiseringa er eins: Kvart arkivstykke er registrert med eit løpenummer i tilknyting til arkivskapar og arkivserie (sjå Norsk alment arkivskjema, nedanfor). Kommunenummer, arkivskaparnummer og seriesignatur saman med løpenummer for kvart arkivstykke innanfor ein serie gir ein unik referanse for kvart arkivstykke (protokoll/boks)

Om arkivbegrensing og kassasjon av materiale i forbindelse med ordningsarbeid

Som ein del av ordningsarbeidet har duplikat, trykksaker o.l. som ikkje har vore gjenstand for sakshandsaming eller ikkje hatt verdi som dokumentasjon vorte fjerna frå arkiva. Rekneskapsbilag frå tida etter 1950 er som regel kasserte.


Aktuelle dokument: